[Boite à Outils] Comment réussir le travail à distance ?

Au regard de la crise sanitaire qui frappe de plein fouet le monde entier, toute de l’équipe de BRIDGR prend conscience à quel point le monde dans lequel nous évoluons a basculé en quelques semaines. Cette crise nous force tous à adopter de nouvelles façon de travailler afin d’assurer la continuité de vos opérations et de ne pas laisser notre économie péricliter. 

Bridgr mesure l’ampleur des décisions à venir que vous allez devoir prendre afin d’assurer la santé et la sécurité de vos employés, clients et plus largement de la santé économique de votre entreprise. Comme beaucoup, Bridgr a, dès le début, opté pour la sécurité de ses employés en basculant l’ensemble de ses opérations en mode “télétravail”. En revanche, étant une jeune entreprise technologique, nous sommes conscient que la technologie faisant profondément partie de notre ADN, nous avons une certaine facilité à effectuer ce changement dans notre façon de travailler. Alors que pour d’autres, dont la technologie ne constitue pas forcément leur corps de métier, il peut être plus difficile à adopter un tel changement de façon de travailler. 

D’ailleurs, beaucoup d’entre vous nous ont indiqué avoir du mal à y voir clair à travers l’offre d’outils disponibles. Sachez qu’il existe de nombreux outils efficaces et peu dispendieux pouvant être très rapidement déployés afin de vous aider à basculer agilement en mode “télétravail” dans un court laps de temps. Nous avons donc pris l’initiative de rédiger cet article afin de vous présenter certains des outils les plus en vogue.

D’une part, nous allons vous présenter deux outils qui vont permettrons de mieux gérer et suivre les projets de votre entreprise et les tâches vos collaborateurs et d’autre part, nous vous présenterons cinq outils de communication. 

Outils de suivi de projets

Asana

Asana est un puissant outil infonuagique vous permettant de créer et coordonner l’ensemble des tâches et des projets de votre organisation. 

Avec Asana, vous pouvez à la fois coordonner et suivre l’avancement des tâches précises de clôture de fin de mois de votre équipe comptable, tout en suivant et coordonnant les tâches de votre équipe de marketing en parallèle. 

De plus, pour une collaboration accrue, Asana s’intègre avec les meilleures applications d’entreprises comme Dropbox, la suite Google, Microsoft Office 365, Salesforce, Zoho et tellement d’autre afin d’automatiser le partage de fichiers et de données de tous vos outils et de vous libérer du temps de travail. 

Asana fonctionne en mode SaaS et a plusieurs forfaits disponibles. Vous pouvez opter pour le forfait gratuit de base, qui permet de gérer des tâches, un calendrier, d’assigner des responsables de tâches et des échéances et qui permet de travail en équipe jusqu’à 15 personnes, sans oublier l’intégration basique avec d’autres applications d’entreprise. Vous pouvez aussi choisir des forfaits supplémentaires comme le Premium ou le Business qui vont offriront d’autres fonctionnalités fortes utiles tel que la création de rapports, la créations de jalons dans les projets. une console d’administration et des intégrations plus poussées avec d’autres applications d’entreprise.  Vous pouvez aussi opter pour un forfait sur mesure “Entreprise”. 

Trello

Trello est, un peu comme Asana, un outil infonuagique vous permettant de créer et coordonner l’ensemble des projets de votre organisation. 

Tout comme Asana, Trello vous permet d’à la fois coordonner et suivre l’avancement des projets de votre équipe comptable, tout en suivant et coordonnant les projets de votre équipe de recherche et développement en parallèle. Pour ce faire, Trello aborde cela avec une approche de présentation sous forme de tableau, que vous pourriez attribuer à chaque département/équipe, avec des cartes à l’intérieur de chaque tableau, que vous pourriez attribuer à des projets spécifiques et à l’intérieur de chaque carte, des listes pour les tâches requises. 

Trello fonctionne en mode SaaS et a plusieurs forfaits disponibles. Vous pouvez opter pour le forfait gratuit de base, qui vous permet un nombre de tableaux personnels illimités, de cartes et listes illimitées mais qui vous limite à dix tableaux d’équipe et à 10 Mo par pièce-jointe. Pour pallier à cela, vous pouvez aussi choisir des forfaits supplémentaires comme le Business Class ou le Entreprise qui vont offriront d’autres fonctionnalités fortes utiles tel que un nombre illimité de tableaux d’équipe illimité, un support premium, des répéteurs de cartes, un affichage de calendrier et des intégrations d’autres applications d’entreprise. 

Outils de communication

Slack

Slack est un outil de communication multi-plateformes qui permet de remplacer les courriels en entreprises. Slack vous permet de créer des groupes spécifiques à chaque département de votre entreprise et dans chaque groupe spécifique, des salons de conversation pour des sujets et/ou projets spécifiques. Vous pouvez limiter les accès de chaque groupe et salon pour chaque utilisateur. 

Slack vous permet d’échanger des pièces-jointes, vous permet d’épingler et faire ressortir des messages plus importants que les autres, d’interpeller quelqu’un ou un groupe de personne spécifique, etc. Slack permet également de répondre à chaque message sous la forme de sous-message pour rendre la communication plus claire. Vous pourrez aussi démarrer des conversations privées, lancer des appels audios mais aussi vidéos. 

Slack offre une version gratuite mais aussi des versions payantes. La version gratuite est très complète. La version payante peut devenir très intéressante si vous souhaitez avoir accès à toutes vos archives de discussion. 

Discord

Discord est un outil de communication qui fonctionne exactement comme Slack. La seule différence est que Discord a été conçu et pensé avant tout pour les “gamers” mais peut très bien s’appliquer à une utilisation en entreprise. La preuve : c’est un outil que nous avons très longuement utilisé jusqu’à très récemment chez Bridgr ! 

D’ailleurs, un grand nombre d’entreprises retienne plutôt Discord que Slack puisque dans sa version gratuite Discord offre l’accès aux archives de toutes vos conversations. Une version payante existe mais n’est pas forcément nécessaire, à moins que vous avez des fichiers volumineux à transmettre et que vous voulez utiliser des émoticones animés. 

Google Hangout

Google Hangout est un outil d’appel conférence audio et de visioconférence. Si vous connaissez Gmail et sa simplicité d’utilisation, vous ne serez pas dépaysés ici. Vous pouvez créer des rendez-vous depuis l’application Google Calendar et envoyer les invitations à vos collaborateurs qui peuvent rejoindre l’appel via un lien de connexion. Pour ceux qui n’auraient pas d’ordinateur, pas de panique : il aussi possible de rejoindre l’appel par le biais du téléphone traditionnel en composant un numéro et en tapant un code d’accès spécifique. 

Google Hangout est gratuit dans la suite Google dans son utilisation gratuite avec une adresse gmail standard (avec le domaine gmail.com). Il est possible de payer l’option pour pouvoir utiliser son nom de domaine propre et obtenir plus d’espace de stockage avec Google Drive. 

Microsoft Teams

Microsoft Team est, au-delà d’un outil d’appel conférence audio et de visioconférence, un outil de collaboration un peu plus poussé. Tout comme Google hangout, vous pouvez ici créer des rendez-vous depuis le calendrier Teams et envoyer les invitations à vos collaborateurs qui peuvent rejoindre l’appel via un lien de connexion. Pour ceux qui n’auraient pas d’ordinateur, il est aussi possible de rejoindre l’appel par le biais du téléphone traditionnel en composant un numéro et en tapant un code d’accès spécifique. 

Microsoft Teams intègre directement un calendrier et des équipes pour pouvoir optimiser la prise de rendez-vous. Son système de conférence est extrêmement poussé avec la possibilité d’enregistrer la conférence, de partager des tableaux blancs afin de faire des démonstrations avec vos collègues, de prendre des notes dans un bloc-notes tel que vous le feriez en réalité. Teams vous permet également de partager non seulement votre écran, mais aussi une application en particulier, ce qui vous permet alors que vos collègues ne voit pas tout le reste de votre écran et si vous utilisez Microsoft Office 365 et OneDrive, vous pouvez partager des fichiers précis directement dans Teams sans avoir à ouvrir Word ou Excel et de chercher tel ou tel fichier. 

Microsoft Teams existe en version gratuite et payantes. Dans sa version gratuite, Teams vous permet de réaliser des conférences et appels, mais non planifiés, vous permet d’échanger des fichiers limités à 2 Go lors de vos conférences et de 10 Go de partages de fichier par équipe, et vous limite à 300 utilisateurs (ce qui est déjà suffisant pour la plupart des entreprises). Dans les forfaits payants, vous obtiendrez la possibilité de planifier vos conférences et de les enregistrer et dépendamment du forfait choisi, vous aurez également plus de capacité d’échange et de stockage de donné et un nombre d’utilisateurs illimités. 

Zoom

Zoom est, comme Teams et Hangout, un outil d’appel conférence audio et de visioconférence mais bien plus également. Dans sa forme d’outil de conférence, vous pouvez ici créer des rendez-vous depuis le calendrier et envoyer les invitations à vos collaborateurs qui peuvent rejoindre l’appel via un lien de connexion. Pour ceux qui n’auraient pas d’ordinateur, il est aussi possible de rejoindre l’appel par le biais du téléphone traditionnel en composant un numéro et en tapant un code d’accès spécifique. Pour plus de participation, bien évidemment, Zoom permet de partager votre écran avec les participants pour leur montrer des fichiers et ou éléments directement sur votre ordinateur. 

En revanche, Zoom ce n’est pas que ça ! Zoom, c’est aussi un système téléphonique centralisé, permettant de créer un standard téléphonique de votre entreprise à distance. Et oui, maintenant, vous pouvez même répondre à quelqu’un qui appel votre entreprise sur votre numéro physique, et tout cela de chez vous !

Zoom existe en version gratuite et payantes. Dans sa version gratuite, Teams vous permet de réaliser des conférences et appels, mais vous limite à un accueil de 100 personnes maximum et à 40 minutes par conférence. Dans les forfaits payants, vous obtiendrez la possibilité d’accueillir plus de participants et des sessions conférences d’un durée maximale de 24 heures ou illimitées en plus d’autres éléments comme la gestion des utilisateurs, la délégation de responsabilité, des numéros d’appels personnalisés pour rejoindre les conférences, etc. 

Voilà, nous vous avons ici présenté quelques outils de collaboration et de communication parmi tant d’autres, sans oublier Skype ou encore GoToMeeting dont nous n’avons pas parlé juste pour ne mentionner que ces deux là.

BRIDGR, vous accompagne dans votre numérisation avec ses 900 fournisseurs

En réalité, il existe tellement de solutions, qu’il est impossible de ne pas trouver d’outils qui vous conviendraient. Par contre, nous savons à quel point il peut-être difficile de choisir parmi tous les outils ! C’est pourquoi, Bridgr a décidé de mettre en place, avec l’aide de ses experts partenaires, un plan d’accompagnement afin de vous aider à y voir plus clair. Ce plan d’accompagnement comprends pour chacun de vous : 

• Une (1) séance “clinique” en ligne gratuite de trente (30) minutes avec un de nos experts partenaires afin d’identifier les solutions adaptées à votre réalité;
• L’utilisation gratuite de notre plateforme de maillage pour un (1) projet de digitalisation de votre espace de travail;
• La suppression de notre commission habituelle sur ce projet. 

Ce plan d’accompagnement est valide jusqu’au 15 Avril 2020

BONUS – Team Viewer

Allez ! Pour la fin, on vous laisse un petit bonus car on sait que des fois il est difficile pour vos employés, par très à l’aise avec la technologie, d’installer les outils que vous aurez retenus et se déplacer physiquement pour le faire ne serez pas très sécuritaire : n’oubliez pas qu’il existe également des outils de prise de contrôle d’ordinateur à distance pour assister vos collaborateur… On peut nommer par exemple Team Viewer.